Verkkosivustomme osoite on: kerabit.fi
1 Johdanto
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Nordic Waterproofing FI -konserniin kuuluvien tytäryhtiöiden EG-Trading Oy, Kerabit Oy, Kerabit Katto Oy, Kerabit Kattohuolto Oy, Kerabit Kiinteistöt Oy, Kerabit Aurinkosähkö Oy, Kerabit Julkisivut Oy, Kerabit Kattoelementit Oy, SPT-Painting Oy ja Vesikattopalvelu Kajaani Oy (jäljempänä ”Nordic Waterproofing” tai ”yhtiö”) noudattamaa tietosuojakäytäntöä whistleblowing ilmoittajansuojamenettelyssä.
Nordic Waterproofing noudattaa henkilötietojen käsittelyssä aina voimassa olevaa lainsäädäntöä kuten Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (”GDPR”), Suomen kansallista tietosuojalakia ja muuta tietosuojalainsäädäntöä sekä ilmoittajansuojalainsäädäntöä (Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta).
2 Käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään lakien ja Nordic Waterproofingia sitovien toimintatapojen, kuten yhtiön eettisten toimintaperiaatteiden (Code of Conduct), tai muiden ohjeistusten noudattamiseen liittyvien puutteiden, epäkohtien ja rikkomusten esilletuomiseen, valvontaan ja puuttumiseen.
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksiin, jotka ovat tarpeellisia tehtyjen ilmoitusten tutkimiseksi ja käsittelemiseksi ja tarvittaessa ilmoittajan suojeluun.
3 Käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn oikeusperuste on Nordic Waterproofingin oikeutettu etu ja lainsäädännön velvoite.
4 Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Henkilöt kaikista Nordic Waterproofing yhtiöistä ja niiden sidosryhmistä voivat tehdä ilmoituksia väärinkäytösepäilyistä NWFI Whistleblowing-ilmoittajansuojelukanavalla lainsäädännön tarkoittamilla oikeuden aloilla ja tarkoituksessa. Menettely rajautuu lainmukaisesti asialliseen ja työelämään liittyvään tietoon.
Ilmoitusten yhteydessä käsitellään vain ilmoittajan meille antamia henkilötietoja. Ilmoituksessa pitää pakollisena antaa ilmoittajan etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite, jotta voimme ilmoittaa lain vaatimuksen mukaisesti ilmoituksen vastaanotosta sekä 30 päivän kuluessa tehdyistä tai tulevista jatkotoimista ja/tai tarvittaessa pyytää lisätietoja asian selvittämiseksi.
Menettelyssä ei ole rajoitettu sitä, mitä tietoa ilmoituksen kuvaus voi sisältää. Pyydämme harkitsemaan ja kunnioittamaan muiden henkilöiden henkilötietojen antamista tapahtuman kuvauksessa tai liitetiedoissa (esim. valokuva). Menettelyssä käsitellään ilmoituksen tutkimisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
5 Henkilötietojen lähde
Henkilötietojen lähteenä ovat ilmoituksen tekijän antamat henkilötiedot. Asian käsittelyssä voimme tarvittaessa kerätä muita tarpeellisia tietoja myös yhtiön muista yhtiön rekistereistä (henkilö-, asiakas- tai toimittajatietorekisterit).
6 Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirto tai luovutus ulkopuolisille
Ilmoitusten henkilötietoja käsittelee Nordic Waterproofingin nimeämä käsittelyryhmä, joka on sitoutunut käsittelemään tietoja luottamuksellisesti ja kaikki henkilötiedot ovat ryhmän ulkopuolisilta salassa pidettäviä. Ilmoittajien ja ilmoituksen kohteiden edut ja oikeudet huomioidaan asianmukaisesti tutkinnan ja siitä seuraavan päätöksenteon aikana.
Nordic Waterproofing ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja yhtiön ulkopuolisille tahoille. Nordic Waterproofing voi kuitenkin tapauskohtaisesti luovuttaa tietoja esimerkiksi viranomaiselle, jos se on välttämätöntä sisäisen selvityksen niin vaatiessa tai se on tarpeen muun väärinkäytökseen liittyvän tutkinnan toimenpanossa tai selvityksessä.
Nordic Waterproofing käyttää toiminnassaan erilaisia tietokanta- tai ohjelmistotoimittajia (alihankkijat). Valitsemme nämä ulkoiset tahot huolellisesti ja teemme aina heidän kanssaan sopimuksen, joka velvoittaa salassapitoon ja täyttämään laissa säädetyt vaatimukset siitä, kuinka sinun henkilötietojasi tulee käsitellä. Alihankkija(t) voivat omassa toiminnassaan (palvelusalit) siirtää henkilötietoja rajatusti EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen Euroopan komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.
7 Henkilötietojen säilytysajan määräytymiskriteerit
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen. Henkilötietojen säilytysajat perustuvat kokonaisharkintaan ja lähtökohtaisesti ilmoitukset ja niihin liittyvät tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua tutkinnan päättymisen jälkeen. Säilytysaikoja määriteltäessä huomioidaan lainsäädännöstä johtuvat minimi- ja maksimisäilytysajat.
Säilytysajan määrittelyssä on erityisesti huomioitu eri osapuolten oikeusturvan toteutuminen, jonka tarkoituksena on varmistaa, ettei tuhota tietoja, joita saatettaisiin myöhemmin tarvita.
8 Sinun oikeutesi
Me voimme käsitellä ainoastaan henkilötietoja, jotka ovat virheettömiä, asianmukaisia ja tarpeellisia niihin käyttötarkoituksiin nähden, joita varten tietoja käsitellään. Sinulla on oikeus kontrolloida tietojesi käsittelyä. Nordic Waterproofing on vastuussa siitä, että henkilötietojasi käsitellään lainsäädännön mukaisesti.
Joko sinun pyynnöstäsi tai omasta aloitteestaan Nordic Waterproofing korjaa, poistaa tai täydentää tietoja, jotka on havaittu virheellisiksi tai tarpeettomiksi.
Sinulla on laissa säädettyjä erilaisia oikeuksia henkilötietoihisi. Sinulla on:
- Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
- Oikeus pyytää tietojen korjausta: Yhtiön on korjattava epätarkat ja virheelliset tiedot. Oikaisu on tehtävä ilman aiheetonta viivytystä. Henkilöllä on oikeus myös täydentää puutteellisia henkilötietoja esim. antamalla lisäselvitys.
- Oikeus pyytää tietojen poistoa tai käsittelyn rajoitusta tai vastustaa käsittelyä: Koska käsittely perustuu lähtökohtaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, on rekisteröidyllä oikeus vastustaa käsittelyä. Mikäli vastustat käsittelyä, jatkamme käsittelyä vain sillä edellytyksellä, että on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi. Ilmoitamme sinulle näistä syistä, mikäli tilanne sitä edellyttää.
- Oikeus pyytää tietojen poistoa: Jos henkilötietojen käsittely ei ole enää perusteltua, on henkilötiedot poistettava.
- Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus halutessaan tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot että toimimme vastoin tätä tietosuojaselostetta, emme toteuta oikeuksiasi tai muuten toimimme vastoin lakia henkilötietojen käsittelyssä.
Pyynnöt, jotka koskevat mitä tahansa yllä kuvattuja oikeuksia, on osoitettava yhtiölle. Tällainen pyyntö on esitettävä kirjallisesti erillisellä lomakkeella, jonka löydät [täältä].
Pyynnöt on lähetettävä kohdassa 11 mainittuun osoitteeseen. Pyytäjän on todennettava henkilöllisyytensä tarvittaessa.
9 Muutokset tietosuojaselosteeseen
Voimme joutua aika ajoin muuttamaan tietosuojakäytäntöämme ja tätä tietosuojaselostetta. Tietosuojaselosteen voimassa oleva versio on aina saatavilla ilmoituskanavassa.
10 Tietoa evästeistä
Nordic Waterproofing käyttää verkkosivuillaan evästeitä. Saadaksesi lisätietoa siitä, kuinka käytämme evästeitä, katso evästekäytäntömme verkkosivustolta.
11 Yhteystiedot
Kiitos kun tutustuit tietosuojaselosteeseemme. Jos sinulla on kysyttävää tietosuojastamme, vastaamme mielihyvin kysymyksiisi!
Rekisterinpitäjä: Nordic Waterproofing FI / Tietosuoja-asiat
Osoite: Rälssitie 6, 01510 Vantaa
Puhelin: +358 10 851 1000
Sähköposti: tietosuoja@kerabit.fi